Asistente Administrativo/a y Financiero/a

Perfil de Contratación:

Objetivo general:

Proveer asistencia administrativa y financiera en la gestión de las intervenciones del proyecto asegurando el cumplimiento de las normas de APLAFA y garantizando procesos competitivos y transparentes.

Educación formal y no formal deseada:

• Título en carreras administrativas, financieras, industriales o relacionadas como evaluación de proyectos, gestión de proyectos y otros.

Experiencia:

• 3-5 años en proyectos de desarrollo, ONG u otras instituciones con enfoque en roles administrativos y/o financieros.

• Experiencia en el desarrollo e implementación de planes de adquisiciones en cumplimiento de regulaciones (preferiblemente experiencia en la gestión de fondos USG).

• Experiencia en monitoreo y seguimiento de presupuesto.

• Experiencia en la revisión de informes de ejecución presupuestaria.

• Sensibilidad para el trabajo con población en condición de vulnerabilidad, incluida personas en riesgo o que viven con VIH.

• Habilidades de liderazgo y capacidades de adaptación al cambio en contextos políticamente sensibles.

Otros requisitos:

• Experiencia en regulaciones y ejecución de fondos de USG.

• Nivel intermedio de ingles hablado.

• Microsoft office, conocimiento y manejo de softwares contables.

• Disponibilidad de viajar en el interior del país y fuera del país.

• Licencia de conducir.

Funciones y Responsabilidades:

• Apoyar en los procesos administrativos, para la realización de las actividades e intervenciones que realiza el proyecto.

• Procesar los pagos, y sus respaldos a las contrapartes que implementan las actividades del proyecto.

• Elaborar informes mensuales.

• Apoyo logístico, financiero y administrativos realizados en cada uno de los componentes del proyecto.

• Proveer apoyo logístico para la ejecución de las actividades de campo; incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros.

• Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del Proyecto.

• Generar un registro operativo de cada evento que realice que incluya como mínimo la invitación, agenda, lugar, fecha, lista de invitados, lista de participantes (asistencia firmada), materiales presentados, materiales entregados, documentos de soporte, registro fotográfico.

• Confeccionar notas y memos que se requieran por parte de la Coordinación del Proyecto.

• Preparar todas las solicitudes de pago, mantener los registros financieros del proyecto y preparar los reportes requeridos sobre la ejecución financiera del proyecto.

• Realizar el monitoreo financiero del proyecto y alertar sobre situaciones que lo ameriten.

• Tramitar solicitudes de compra, pago de viáticos, contratos, enmiendas y otras que el proyecto pueda requerir.

• Llevar el registro de minutas de reuniones de coordinación, reuniones semestrales de seguimiento del proyecto.

• Apoyar en la preparación de Informes Técnicos, Financieros y Contables semestrales, trimestrales y anual según los requerimientos del proyecto.

• Garantizar el cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos, de compras, recursos humanos y financieros.

• Apoyar en el cumplimiento de los requerimientos del ciclo anual del proyecto y acompaña en su logística y actividades locales y de campo.

• Apoyar las labores de archivo y organización de toda la correspondencia remitida y recibida del proyecto físico y digital.

• Apoyar en el trámite de firmas de los documentos relacionados al proyecto.

• Cualquier otra asignación requerida por la Coordinación del Proyecto.

Habilidades y destrezas:

• Capacidad de liderazgo.

• Habilidad para trabajar en equipo.

• Habilidad de comunicación verbal y escrita y para transmitir conocimientos.

• Iniciativa, dinamismo y creatividad

Documentación requerida:

• Hoja de vida.

• Récord policivo.

• Copia de cédula.

Fecha límite de la convocatoria: 30 de abril de 2025.

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