Asistencia técnica de administración y logística
Enviar hoja de vida a: reclutamiento@aplafa.org.pa
ASOCIACIÓN PANAMEÑA PARA EL PLANEAMIENTO DE LA FAMILIA (APLAFA)
TÉRMINOS DE REFERENCIA
Asistente administrativo y logístico para el Proyecto C19RM “Iniciativa Regional para la eliminación de la malaria en Mesoamérica y República Dominicana” del Fondo Mundial.
1. Información General
Información del Cargo Nombre del Cargo: Asistencia técnica de administración y logística.
Título de Proyecto: Proyecto C19RM “Iniciativa Regional para la eliminación de la malaria en Mesoamérica y República Dominicana” del Fondo Mundial.
Tipo de contrato: Servicios Profesionales.
Duración del Contrato: 1 año
Supervisor: Coordinador/a de Monitoreo y Evaluación.
Lugar de Trabajo: APLAFA Clayton-Ciudad de Panamá.
2. Antecedentes
La Asociación Panameña para el Planeamiento de la Familia (APLAFA), ofrece proveer los servicios de consultoría para la Administración financiera de la donación del Fondo Mundial del Mecanismo C19RM para Panamá.
La Asociación Panameña para el Planeamiento de la Familia, en adelante APLAFA, se fundó el 06 de diciembre de 1965, siendo un organismo no gubernamental sin fines de lucro, cuya misión es contribuir a mejorar la calidad de vida de la población en la Republica de Panamá, ofreciendo servicios de educación y salud sexual y reproductiva de excelencia, defendiendo y promoviendo los derechos sexuales y reproductivos.
3. Objetivos
Objetivo General
El objetivo de esta contratación es proveer asistencia administrativa y logística en la gestión de las
intervenciones del proyecto asegurando el cumplimiento de las normas de APLAFA y garantizando
procesos competitivos y transparentes.
Específicos:
Apoyar en los procesos administrativos, para la realización de las actividades e intervenciones que
realiza el proyecto.
Procesar los pagos, y sus respaldos a las contrapartes que implementan las actividades del proyecto.
Elaborar informes mensuales que tengan los siguientes contenidos:
Apoyos logísticos y administrativos realizados en cada uno de los componentes del proyecto.
Principales brechas y fortalezas en el procesamiento de compras y pagos realizados a las contrapartes.
Resumen de las actividades realizadas.
4. Resumen de principales funciones
Proveer apoyo logístico para la ejecución de las actividades de campo; incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros.
Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del Proyecto.
Generar un registro operativo de cada evento que realice que incluya como mínimo la invitación, agenda, lugar, fecha, lista de invitados, lista de participantes (asistencia firmada), materiales presentados, materiales entregados, documentos de soporte, registro fotográfico.
Confeccionar notas y memos que se requieran por parte de la Coordinadora de Monitoreo y Evaluación.
Preparar todas las solicitudes de pago, mantener los registros financieros del proyecto y preparar los reportes requeridos sobre la ejecución financiera del proyecto.
Realizar el monitoreo financiero del proyecto y alertar sobre situaciones que lo ameriten.
Tramitar solicitudes de compra, pago de viáticos, contratos, enmiendas y otras que el proyecto pueda requerir.
Llevar el registro de minutas de reuniones de coordinación, reuniones semestrales de seguimiento del proyecto.
Apoyar en la preparación de Informes Técnicos, Financieros y Contables semestrales, trimestrales y anual según los requerimientos del proyecto.
Garantizar el cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos, de compras, recursos humanos y financieros.
Apoyar en el cumplimiento de los requerimientos del ciclo anual del proyecto y acompaña en su logística y actividades locales y de campo.
Apoyar las labores de archivo y organización de toda la correspondencia remitida y recibida del proyecto físico y digital.
Apoyar en el trámite de firmas de los documentos relacionados al proyecto.
Cualquier otra asignación requerida por la Gerente de Administración y Finanzas de APLAFA.
5. Requerimientos académicos y de experiencia Educación:
1. Estudios superiores en administración, gestión de proyectos, ciencias de la salud, ciencias sociales o carreras afines.
Experiencia:
Experiencia en la asistencia administrativa de proyectos, procesos de pagos.
Experiencia en la elaboración de informes técnicos, monitoreo y seguimiento del proceso de pagos, informes estadísticos y administrativos.
Experiencia en la elaboración de informes financieros.
Experiencia de trabajo en ONG´s, entidades de Gobierno u otras instituciones en gestión administrativa de proyectos de desarrollo que se evidencie sensibilidad y adaptación a los temas culturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.
Idioma: Dominio del idioma español, escrito y hablado.
Información adicional
Este anuncio está abierto sólo para personas con ciudadanía panameña o personas extranjeras que cuenten con residencia y permiso de trabajo permanente para laborar en el país.
Enviar hoja de vida a más tardar el martes 11 de abril del 2023. Los(as) interesados(as) deben enviar su hoja de vida al correo: reclutamiento@aplafa.org
Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas.
Solamente los(as) candidatos(as) seleccionados(as) para entrevista recibirán confirmación.