ASISTENTE DE RECURSOS HUMANOS:
Enviar hoja de vida a: reclutamiento@aplafa.org.pa
Vacante para: APLAFA CLAYTON
Somos la organización de salud sexual y reproductiva más grande del país; la única con 57 años de existencia y una trayectoria de lucha por el acceso a métodos anticonceptivos, atención ginecológica y atención obstétrica. Atendemos aproximadamente 40,000 personas al año; muchas en condición de vulnerabilidad, incluyendo mujeres, adolescentes, jóvenes, personas con discapacidad, migrantes, afrodescendientes e indígenas, y población LGBTIQ+.
Educación formal deseada
Estudios Universitarios de Licenciatura en Administración de Empresas, Recursos Humanos, Psicología, Trabajo Social, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Educación no formal deseada
Manejo de Windows y Microsoft Office: Word, Excel, Power Point, y base de datos.
Experiencia previa
Mínimo dos años de experiencia en puesto similar.
Conocimientos necesarios
Manejo de normas laborales.
Conocimiento de desarrollo organizacional
Conocimiento de Relaciones Humanas
Manejo y solución de conflictos.
Manejo de Planilla
SIPE
Reportes DGI planilla 03
Sensibilidad en temas de género, derechos humanos y poblaciones en condición de vulnerabilidad.
Habilidades y destrezas
Capacidad de organización, dinamismo.
Capacidad de análisis y de síntesis.
Liderazgo y toma de decisiones.
Facilidad de expresión verbal y escrita.
Excelentes relaciones interpersonales.
Personalidad discreta y empática.
Eficiente administración del tiempo.
Funciones y Responsabilidades
Dar seguimiento al plan y presupuesto correspondiente a su área, sugiriendo los ajustes y reprogramación necesaria cuando sea necesario, con el objeto de cumplir las metas establecidas y apoyar las otras unidades institucionales.
Diseñar y proponer nomas, políticas y procedimientos a seguir, para el cumplimiento eficiente de las actividades relacionadas con el área de Recursos Humanos para revisión de la Gerencia de Administración y Finanzas/Dirección Ejecutiva y posterior aprobación de la Junta Directiva.
Diseñar y mantener actualizados los formatos administrativos de gestión de recursos Humanos de la Asociación y dar seguimiento al cumplimiento y uso adecuado de los mismos. Asimismo, mantener actualizada la estructura organizacional, políticas y descripciones de puestos en la medida en que se tengan que realizar cambios según los requerimientos de la Asociación.
Brindar asesoría en el manejo de las políticas y procedimientos de Recursos Humanos, aclarando las dudas que pudiesen surgir en su aplicación.
Supervisar los contratos del personal y demás documentos de contratación.
Realizar sesiones de inducción general para personal de nuevo ingreso, de acuerdo con el programa establecido. Dar seguimiento a su desempeño en el período probatorio y tramitar su evaluación con la Gerencia del área, a fin de determinar su permanencia o no en la Asociación. Tomar las acciones correspondientes, según el caso, en cumplimiento con las políticas y procedimientos establecidos (uniformes, póliza de vida entre otros).
Realizar las acciones necesarias para que el personal de nuevo ingreso cuente con los recursos para empezar a laborar; entre ellos: ubicación, equipo de computadora, correo electrónico, registro de huellas en reloj de asistencia, útiles de oficina, entre otros.
Llevar control de las acciones del personal; permisos, vacaciones, licencias, cambios de posición, traslados, promociones, etc. Tramitar las aprobaciones correspondientes según el caso, asegurándose de dejar la acción debidamente documentada.
Revisar los reportes de tardanzas y ausencias del personal, proporcionado por la unidad de planilla y poner a consideración de la Gerencia de Administración y Finanzas las medidas disciplinarias del caso.
Planificar el proceso de evaluación del desempeño del personal en todos los niveles de la Asociación, y someterlo a revisión de su jefa/e inmediata/o; garantizando que el mismo se desarrolle de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos, participando como mediador/a en caso que se requiera.
Elaborar, en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, el cronograma de vacaciones anual del personal de la Asociación, para verificar que todo el personal pueda gozar del descanso obligatorio que les corresponde por ley.
Desarrollar un sistema de detección de necesidades para la elaboración del Plan Anual de capacitación, en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, incluyendo presupuesto por actividad. Coordinar la logística para el desarrollo de las actividades y dar seguimiento al cumplimiento del plan de capacitación.
Coordinar los procesos de investigación de quejas administrativas, de acuerdo con los manuales, protocolos y guías establecidas; bajo la supervisión de la Gerencia de Administración y Finanzas. En caso de suspensiones o despidos, informar a planilla.
Realizar las entrevistas de salida de colaboradores que renuncian de la Asociación y documentar en su ficha personal, el motivo de salida para referencias futuras.
Organizar eventos especiales para el personal de la Asociación, tales como Fiesta de Navidad, Día de las Madres, convivios familiares, entre otros.
Preparar reportes quincenales de ausencias y tardanzas del personal y remitirlo a la Gerencia de Administración y Recursos humanos.
Archivar toda la documentación que maneja en su puesto en su archivo directo o en el expediente de las y los colaboradores.
Atender consultas telefónicas relacionadas con el área de su competencia.
Preparar documentación de terminación laboral, en cumplimiento a lo establecido en las leyes laborales, de acuerdo con la información suministrada por la jefatura inmediata y someterlo a consideración del abogado de la organización, a través de los canales correspondientes, en caso de que sea necesario. Dejar documentado en el expediente.
Realizar los trámites de contratación de nuevos colaboradores, en cumplimiento con las políticas establecidas por la asociación y las normas laborales vigentes (confección de contrato, acuerdo de confidencialidad, código de conducta, funciones de puesto, aviso de entrada al seguro social).
Mantener una base de datos del personal actualizada con información relevante, disponible a solicitud de su jefe/a inmediato/a.
Preparar reportes o informes sobre el área de su competencia, a solicitud de su Jefe/a inmediato.
Mantener actualizado el cuadro de control y seguimiento de accidentes laborables.
Detección de conflictos internos y temas de clima laboral.
Revisión de la planilla de seguro social (SIPE) y solicitud de confección de cheque a contabilidad.
Reporte de novedades a Planilla Panamá según cuadro de asignación interna.
Verificar que la persona responsable de las clínicas cumpla con el envío oportuno de los informes relativos al personal a su cargo y/o (memos, permisos, incapacidades, constancias, vacaciones y licencias entre otros).
Asistir a la Gerencia de Administración y Finanzas en redacción de cartas, memorandos, trámites externos, coordinación de citas, entre otros.
Apoyar el proceso de reclutamiento y selección de nuevos colaboradores, de acuerdo con el perfil de la posición y apoyar en la ejecución del proceso, de acuerdo con el procedimiento establecido por la Asociación.
Llevar control de las renovaciones de las pólizas de vida para los colaboradores de la Asociación, según los lineamientos establecidos para la inclusión y exclusión de estos.
Llevar en la Base de Datos y archivos físicos de los beneficios recibidos por el colaborador (a).
Mantener actualizados y en debido orden, los expedientes de los colaboradores de la Asociación, así como del personal contratado por servicios profesionales Médicos.
Preparar cartas de trabajo, cartas de certificación de labores, comunicados en general sobre acciones que competen al personal.
Dar seguimiento con la Gerencia de Administración y Finanzas a la entrega oportuna de las fichas de personal en periodo de prueba (pedir carta para que se pueda atender en la caja del seguro social), tarjeta de Débito del banco general (pago por tarjeta), detalle de las liquidaciones con copia para Recursos Humanos y para el beneficiario del pago
Reporte de novedades a Planilla Panamá según cuadro de asignación interna. Apoyo logístico en la organización de capacitaciones.
Es responsable de subir las transacciones en Banca en línea el pago de la Nómina de los colaboradores, pagos de acreedores, vacaciones.
Cualquier otra función inherente a su cargo, que le sea asignada por su jefe/a inmediato.
Duración de postulación: 16 de mayo del 2024
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